1. “Küldöm mindenkinek, aki szereti” – A sajtólista
A téma nagyban meghatározza, hogy mely sajtómunkatársak, sajtóorgánumok lesznek majd nyitottak a téma iránt. Éppen ezért fontos feltérképezni a címzettek körét: milyen platformok jöhetnek szóba, melyik újságíróhoz, szerkesztőhöz érdemes fordulni annak érdekében, hogy sajtóközleményünk megjelenhessen. Az alapos munkával összeállított sajtólista aranyat ér! Ahogy a sajtó munkatársaival való folyamatos kapcsolattartás és jó viszony ápolása is.
PR menedzserként évek hosszú munkájának eredménye mindez, ahogy a különféle tematikus sajtólisták összeállítása is a rutinos PR menedzser ismérve. Ha nem szeretnél te magad bajlódni a lista összeállításával, bízd profira! Rengeteg időt és energiát spórolhatsz azzal, ha nem neked kell mindezzel bajlódnod.
2. Oszd meg és….? – A tartalom
Amikor magát a sajtóanyagot állítod össze, próbáld magad az újságíró, szerkesztő helyébe képzelni. Előfordulhat, hogy egy nap 3-4 sajtóanyag is az e-mailjei között landol. Ezek közül azonban csak azzal fog foglalkozni, amelyiknek:
- már a levél tárgya felkelti az érdeklődését
- a cím kattintásra/tovább olvasásra sarkallja majd az olvasóit
- tömör, frappáns, nem túl hosszú
Erre a három szempontra különösen nagy figyelmet kell fordítani, az elkészült anyagot többször átolvasni, esetleg több cím javaslatot is készíteni és némi átgondolás után kiválasztani azt, amelyiket a legerősebbnek érzünk. A szövegírás a sajtóanyag elkészítésének esszenciája, amely aprólékos, koncentrált munkát igényel. Szánj rá elegendő időt, ne kapkodd el!
3. Levelet kaptam, lájf! – A sajtóanyag kiküldése
Ennél a pontnál kulcsfontosságú az időzítés. Ne küldj akkor sajtóanyagot, amikor alapesetben te magad sem dolgoznál! A kora reggeli, esti, késői esti órákban kiküldött sajtóanyag nemcsak zavaró lehet a sajtó munkatársai számára, de a kihelyezési hatékonyságot tekintve sem a legjobb időzóna. Persze teljesen más a helyzet, ha egy rendkívüli eseményről, egy esti rendezvényről vagy épp egy televíziós show-műsor sajtóanyagának kiküldéséről van szó. Az ilyen és ehhez hasonló esetekben fontos a gyorsaság, hiszen addig kell a sajtót információval ellátni, amíg a történés friss és beszédtémaként szolgálhat. Ezért is hangsúlyozom az időzítés fontosságát. Fontos, hogy tisztában legyél azzal, hogy a sajtóanyagod címzettjei milyen munkarendben dolgoznak. Különösen a print, kiemelten a napilapok esetében. Amennyiben a sajtóanyagot ezekre a platformokra szánod, kalkuláld bele a lapzártát és annak figyelembevételével küldd ki az anyagot.
Az, hogy ezt e-mailben vagy hírlevélküldő szolgáltatással teszed meg, rajtad múlik. Van, aki az előbbit – akár névre szólóan küldve – míg mások az utóbbit részesítik előnyben.
Egy biztos, ha a fenti szempontokat figyelembe veszed, máris nagyobb az esélye, hogy sajtóanyagod nem a törölt levelek között végzi.
Jól jönne még pár tipp? Tanácsra, esetleg sajtóanyagra van szükséged? Vedd fel velem a kapcsolatot, segítek!