Sajtótájékoztató szervezése

Egy sikeres sajtóesemény alapja a jó forgatókönyv. Érdemes mindenre elegendő időt tervezni, ugyanakkor figyelni kell arra is, hogy az esemény ne fulladjon unalomban. Számtalan esemény forgatókönyvét állítottam össze az elmúlt években, így pontosan tudom, mi kell ahhoz, hogy a sajtótájékoztató biztos lábakon álljon már a tervezés fázisában is.

Nem mindenki van olyan szerencsés helyzetben, hogy rögtönözve – pláne a sajtó munkatársai előtt – a lehető legfrappánsabb, ugyanakkor érdekfeszítő mondanivalóval álljon el, mindezt könnyed stílusban. Egy esemény tervezésekor érdemes felkészíteni – ha kell kommunikációs tréninggel is – az eseményen felszólalókat arra, hogy mit és hogyan kommunikáljanak. Gyakran fordul elő, hogy ezekre az alkalmakra egy teljes szöveget állítunk össze azoknak, akiknek biztosan nyilatkozniuk kell majd. Egy gondosan felépített szöveggel – amely minden esetben igazodik a megszólaló személyiségéhez, kommunikációs stílusához – megelőzhető, hogy az illető leblokkoljon. Egy előre megírt beszéd – akárcsak vázlatpontokba szedve – biztos mankóul szolgálhat a legváratlanabb helyzetekben is.

Szintén a sajtótájékoztató sikerességének egyik kulcs mozzanata a meghívottak körének összeállítása. Nemcsak az esemény presztízs értékét növeli, ha a témához kapcsolódó, a sajtó érdeklődésére számot tartó vendégek érkeznek, de az esemény médiaértéke is sokkal nagyobb lesz így, hiszen sokkal több anyagot, interjút vehetnek fel a vendégekkel, amelyben az esemény is említésre kerül.

Azonban nemcsak a vendéglista összeállításában számíthatnak rám ügyfeleim. A vendégek delegálása, az eseményen történő vendég-regisztráció, továbbá az interjúk elkészítésében való segítségnyújtás is a munkám részét képezik.  

Munkámnak köszönhetően eddig több száz közéleti személyiséggel, influencerrel, előadóval kerültem munkakapcsolatba. Így legyen szó bármilyen sajtóeseményről biztosan megtaláljuk azt a vendégkört, amely a leginkább passzol az esemény tematikájához.

Hiába a kiválóan megszervezett sajtótájékoztató és a több tucatnyi vendég, ha a sajtó munkatársai nem jelennek meg. A sajtólista összeállítását nem szabad félvállról venni! Minden alkalommal különösen nagy figyelmet fordítok arra, hogy a lehető legtöbb – az esemény szempontjából legrelevánsabb – sajtómunkatárs jelenjen meg az eseményen. 

Számtalanszor előfordul, hogy az eseményen nem tud mindenki részt venni, ám szívesen tudosítana arról. Egyrészt ezért, másrészt pedig azért, hogy pontos információk jelenjenek meg a sajtótájékoztatóval összefüggésben, nélkülözhetetlen a sajtóanyag összeállítása. Ennek elkészítésében, a sajtó munkatársainak való továbbításában is számíthatnak rám ügyfeleim.

Nemcsak az ügyfél számára, de számomra is fontos látni, hogy ki és milyen formában számolt be az eseményről. A sajtómegjelenések monitorozásával teljes képet kaphatunk arról, hogy kik tudósítottak az eseményről és utánajárhatunk, hogy kitől számíthatunk még valamilyen beszámolóra. Ez a momentum a sajtótájékoztató lezárásának egyike, amely nélkül nem lehet teljes egyetlen esemény szervezése sem.